O Inexplicável Combustível dos Voluntários do PMI-MG

O capítulo de Minas Gerais do Project Management Institute – PMI, juntamente com a comunidade nacional de gerentes de projeto, tem desenvolvido valiosas contribuições para o setor de gerenciamento de projetos, através da realização de eventos técnicos mensais, cursos preparatórios para certificações profissionais, workshops e congressos anuais, dente outras iniciativas, que já conquistaram espaço na agenda dos profissionais da área.

Em 2016, o XI Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos foi realizado nos dias 13, 14 e 15 de Junho de 2016 no Ouro Minas Palace Hotel, em Belo Horizonte. O tema do congresso deste ano foi Construindo Competências: Estratégia, Liderança e Negócios – uma referência ao Triângulo de Talentos do PMI.

Eu participo como voluntário dos congressos do PMI/MG desde 2013, na sua 8ª edição. Fui contemplado com o prêmio Voluntário Destaque em 2014, na minha segunda participação, quando assumi a coordenação da célula de Logística já com o congresso em andamento.

Para aqueles que ainda não sabem, os congressos são realizados como projetos e com a utilização das melhores práticas. Neste caso, a máxima “casa de ferreiro, espeto de pau” não se aplica. Estes projetos têm patrocinador, gerente, equipe e Partes Interessadas como todos os outros. A principal diferença é que todos eles, sem exceção, são voluntários. Isso mesmo, voluntários!

Em todas essas edições, já me acostumei a viver grandes emoções durante todo o ciclo de vida desses projetos. Agora, o que fizemos este ano foi realmente impressionante. Entregamos um congresso impecável. Conseguimos cumprir escopo, prazo e orçamento sem descuidar de premissas, restrições e riscos. O fato é que, até os pequenos problemas que ocorreram, foram imperceptíveis aos olhos dos nossos clientes: nossos congressistas.

Então, o que houve de tão impressionante que justificasse escrever um artigo?Na verdade, resolvi dedicar um pouco do meu tempo para registrar um dos nossos diversos desafios deste ano.

Thiago Ayres, consultor, professor e palestrante nas áreas de governança, gestão e projetos, nos apresentou um desafio logo depois do kick off. Sua ideia era entrar com 3 motocicletas de grande porte no palco do congresso durante a apresentação da sua palestra: MotoRide Latin America: lições de um projeto de aventura em duas rodas.

Eu, como coordenador de logística do projeto, fui um dos primeiros a ser comunicado. A verdade é que nossos voluntários são diferentes. Nenhum deles colocou obstáculos. Todos trabalharam arduamente naquele propósito desde o início. Criamos um grupo no WhatsApp, Logística Ayres, onde centralizamos toda comunicação acerca do assunto. Incluímos os pilotos, os gerentes do projeto e até alguns diretores do capítulo. Programamos testes no hotel para verificar se os elevadores comportariam as motos e, em caso negativo, testes de alternativas para transpor as escadas. Um dos nossos voluntários, Marcelo Araújo, coordenador de Programação, chegou a construir uma rampa para que a roda dianteira da motocicleta levantasse e, dessa forma, pudesse ser transportada no elevador do hotel. Foram testes e mais testes até que finalmente chegou o fim de semana do evento.

Ayres e seus parceiros vieram de motocicleta, rodaram mais de mil quilômetros e chegaram ao hotel no sábado, 11/06. No domingo, 12/06, em pleno Dia dos Namorados, era de se imaginar que não aconteceria nada, certo? Errado! Em se tratando dos voluntários do PMI/MG, o compromisso é sempre compromisso! Depois da montagem do Kanban, por dia do evento, e da montagem de centenas de pastas para os congressistas, com a participação de dezenas de voluntários, já passava das 19 horas e nos juntamos aos pilotos e seus parceiros para realização das simulações, ensaios e testes.

Tudo foi testado: colocação de baliza na porta do auditório, isolamento de corredores para proteção dos congressistas, iluminação, sonorização, vídeo, slides, posicionamento e reposicionamento de rampas no palco para entrada e saída das motos. Foram vários testes, seguidos, até que a satisfação de todos fosse alcançada.

Naquele momento já era pra lá das 20 horas de domingo e todos, sem exceção, estavam cansados, mas animados e otimistas com o resultado dos trabalhos. A foto de capa do artigo foi tirada depois do último ensaio. Vejam por vocês mesmos, algum dos presentes parece cansado? Desanimado? Mal remunerado? Apressado? Não, mil vezes não!

Quando o mestre de cerimônia anunciou a palestra na manhã de quarta-feira, 15/06, último dia do evento, e a luz se apagou, meu coração disparou. De repente, os corredores são isolados, as portas se abrem, as motocicletas entram com toda segurança e alcançam o palco conforme planejado. A plateia vai ao delírio: 50% da entrega realizada.

Depois do show, a melhor maneira que encontrei para descrever o que fez Ayres e seus parceiros, a luz se vai novamente. O som aumenta, o corredor é novamente isolado por voluntários atentos, as portas se abrem e os motociclistas deixam o salão enquanto os congressistas acompanham um vídeo que rola propositalmente. As motocicletas são guardadas e os “malucos” retornam, ainda no escuro, sob aplausos do público que esperava de pé.

100% da entrega.Impecável o trabalho, desde a iniciação ao encerramento, passando pelo planejamento, execução e monitoramento e controle. Um verdadeiro exemplo de trabalho em equipe.

Chegando ao final, deixo a questão para que você mesmo responda. Tem como explicar de onde vem o combustível utilizado pelos voluntários do PMI/MG?

Pedro Paulo Coutinho

Publicado em 10 de Janeiro de 2017 por admin em Sem categoria

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